SCOH Invalpool

onderwijs en peuteropvang

PRIVACY EN INFORMATIE BEVEILIGING

Op de SCOH-scholen en de SPCP-peuterscholen gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het SCOH/SPCP-privacyreglement ouders en leerlingen (u vindt dat reglement hier). Hierin staat beschreven hoe we op school omgaan met leerlinggegevens, en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit reglement is met instemming van de (G)MR vastgesteld. De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren pedagogisch medewerkers, leraren en ondersteunend personeel van SCOH en SPCP gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).
 
De leerlinggegevens worden opgeslagen in de digitale administratiesystemen die wij binnen SCOH en SPCP gebruiken (bijvoorbeeld ParnasSys, ESIS of Presentis). De vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in de leerlingvolgsystemen die wij binnen SCOH en SPCP gebruiken en die meestal zijn gekoppeld aan de leerling administratie systemen. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van de SCOH-scholen en de SPCP peuterscholen alsmede medewerkers van het stafbureau van SCOH/SPCP.
 
Tijdens de lessen maken SCOH-scholen gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De model verwerkersovereenkomst conform het landelijk convenant Privacy 3.0 vindt u hier. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen. Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maken SCOH-scholen gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de docent weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn leerlinggegevens nodig. De school heeft met Basispoort een overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de leerlinggegevens. Basispoort maakt gebruik van de volgende set met gegevens: een identificatienummer van Basispoort, voornaam, achternaam, tussenvoegsel, geboortedatum, leerlingkey, groepskey, groepsnaam, jaargroep, geslacht en het identificatienummer van de school. Via Basispoort worden er dus geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.
 
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de schooldirecteur.
 
SCOH/SPCP hanteert ook een protocol Datalekken. Dat protocol vindt u hier. In dat protocol is geregeld hoe de organisatie omgaat met datalekken binnen de organisatie.
 
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in social media, vragen wij eens per jaar vooraf uw toestemming. Het voorbeeldformulier vindt u hier. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de schooldirecteur.

SCOH heeft ook een reglement sociale media opgezet. Met dit reglement kan het gesprek op school, in de klas maar ook thuis gevoerd worden over wat er acceptabel is op sociale media (en wat niet). De afspraken zijn van toepassing op alle leerlingen en medewerkers van SCOH-scholen voor het gebruik van sociale media op mobiele telefoons en andere (mobiele) devices. Niet alleen op school en in de klas, maar ook in het mediagebruik buiten de school. U leest het document hier.

SCOH en SPCP hebben ook een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Deze functionaris vertegenwoordigt de Autoriteit Persoonsgegevens binnen de organisatie en is het aanspreekpunt voor medewerkers binnen de organisatie en vraagbaak voor ouders en leerlingen van onze scholen en peuterscholen. Ook draagt de Functionaris Gegevensbescherming zorg voor de invoering van de nieuwe Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG2018) die vanaf mei 2018 de Wet Bescherming Persoonsgegevens vervangt. Het reglement Functionaris Gegevensbescherming kunt u hier lezen.
De Functionaris Gegevensbescherming binnen onze organisatie is dhr. K.G. Aalbers en is te bereiken onder fg@scoh.nl.